Dicas de como organizar os documentos de uma imobiliária

Manter os documentos sempre organizados é uma tarefa essencial em qualquer setor do mercado, pois é ela que ajuda na eficiência e no registro das informações geradas pela empresa. Afinal, são inúmeros papéis importantes que devem ser guardados de forma sistemática, com muito cuidado e atenção.

No caso do setor imobiliário, atualmente destacam-se entre os concorrentes a imobiliária que busca otimizar os serviços dos seus associados, visto que essa preocupação pode contribuir para aumentar a produtividade de toda a equipe, além de ajudar os profissionais a terem uma visão mais estratégica.

A burocratização e a perda de horas procurando por documentos em arquivos físicos pode travar muitos pontos positivos de um negócio, como dar um foco maior nos clientes, e a empresa pode correr risco de perder oportunidades. Nos dias atuais, com a nova realidade digital, é uma boa alternativa que empresas substituam processos antes manuais por softwares, assim, é possível reduzir custos e gasto de tempo, aumentando a produtividade dos corretores.

Uma questão permanece: como organizar a documentação de uma imobiliária da melhor maneira? A Nova Época Imóveiselaborou esse post justamente para tirar algumas dúvidas e te ajudar a entender como realizar essa atividade de maneira eficaz no seu negócio, enumerando algumas dicas de como ela pode ser feita com a ajuda da tecnologia. E para mais informações e dicas sobre o mercado imobiliário, não deixe de conferir nosso blog!

Qual a importância de manter os documentos de uma imobiliária organizados?

No geral, toda empresa conta diariamente com um grande volume de documentos que precisam ser administrados e em uma imobiliária esse processo não é diferente. São inúmeros os documentos de clientes, imóveis, inquilinos e proprietários, além de existirem outros documentos importantes para as negociações e a gestão do dia a dia.

Para que os corretores possam encontrar tudo o que precisam com mais facilidade, será necessário que os profissionais da imobiliária sigam o padrão preestabelecido, além de salvar as pastas de modo que qualquer outro profissional da empresa consiga encontra-las. Logo, é preciso se preocupar não apenas com o controle de toda a documentação, mas também em manter a segurança dos dados arquivados.

A organização é essencial para que não ocorra extravio de documentos, o que não só prejudica seu negócio de forma significativa, mas também tira muita credibilidade. Além disso a organização de documentos está ligada à administração financeira, ou seja, é preciso ser cauteloso com a documentação a respeito do cliente e com a documentação que traz insights relativos aos custos de determinado período, aos ganhos do negócio, entre outros que contribuem para a boa gestão do negócio.

Qual a importância de digitalizar os documentos de uma imobiliária?

Garantir o fluxo de informações

A digitalização dos dados permite que os profissionais tenham acesso mais rápido e fácil, permitindo, ainda, que mais de um profissional pesquise ou trabalhe no mesmo documento ao mesmo tempo. Com isso, é possível economizar tempo, facilitar a organização, pois todos os documentos se encontram no mesmo ambiente digital e até mesmo ajuda na comunicação entre os profissionais.

Mais facilidade no manuseio dos documentos

Para quem não tem a melhor relação com o mundo digital, pode ficar tranquilo, pois o software de gestão não é difícil de ser utilizado. Muitos desses programas têm layout intuitivo, ou seja, centraliza e unifica as informações da imobiliária, o que simplifica a experiência do usuário, ajudando também a aumentar a produtividade e a performance da empresa.

Como organizar os documentos de uma imobiliária?

Agora que explicamos a importância de sempre manter todos os documentos organizados em uma imobiliária e a importância de ter os documentos em formato virtual, chegou a hora de entender quais as melhores práticas para fazer essa organização de forma eficaz.

1. Digitalize os documentos

Mais uma vez batendo nessa tecla, a primeira dica dessa lista é que a empresa busque se digitalizar. Afinal, a transformação digital chega em todos os nichos do mercado e no setor imobiliário esse processo não é diferente. Para se manter no nível da concorrência, essa prática é essencial. A digitalização dos documentos tem algumas vantagens, como:

  • evitar o acúmulo de documentação em um extenso espaço físico;
  • reduzir custos;
  • contar com maior controle de acesso às informações;
  • reduzir as chances de algum documento se perder.
  • acesso facilitado aos profissionais a qualquer momento, onde quer que eles estejam.

2. Identifique as oportunidades de melhoria

Uma dica, ao digitalizar seus documentos, é que você procure identificar quais as oportunidades de melhoria, para que somente aqueles arquivos que de fato são necessários para o dia a dia do negócio sejam digitalizados. Aproveite, ainda, para observar se existem documentos inacabados ou imagens que não serão mais usadas e jogue-os fora.

Além disso, é bom que os profissionais mantenham o desktop sempre organizado, isso contribui para que qualquer arquivo seja encontrado com facilidade e em tempo ágil. Outra dica é manter nele apenas os programas usados na rotina do profissional e as pastas mais importantes.

3. Busque ferramentas de gestão para o mercado imobiliário

Atualmente, o mercado imobiliário conta com algumas facilidades, como a possibilidade de se usar ferramentas de gestão e plataformas que podem contribuir, de forma significativa, para a automação de processos na empresa. Além de ajudar a manter os documentos organizados e digitalizados, contar com essa ferramenta também proporcionará à equipe de profissionais:

  • anúncio de imóveis com maior precisão;
  • gestão do funil de vendas;
  • simples gerenciamento das visitas feitas em determinado período de tempo;
  • facilidade de acesso às principais informações do negócio;
  • visão completado histórico de contato de cada cliente;
  • possibilidade de acompanhar os resultados da empresa em tempo real.

4. Ofereça treinamentos para sua equipe

Oferecer treinamento para a equipe de associados é fundamental para ter ganhos, não somente para organizar os documentos da imobiliária, mas também para aumentar a satisfação dos profissionais e, em consequência, a retenção dos seus principais talentos. É bom manter todos os profissionais com seus conhecimentos alinhados, principalmente se a empresa adotar novas ferramentas.

5. Use etiquetas para identificação

A digitalização é de grande ajuda, porém, mesmo usando desse recurso, o ideal é que todos os documentos tenham etiqueta de identificação. Isso vai ajudar a otimizar ainda mais o tempo dos profissionais e contribuir para que eles aumentem sua produtividade.

Como podemos perceber, a estratégia de manter os documentos organizados em uma imobiliária é essencial para garantir credibilidade diante do cliente, além de contribuir para a otimização das atividades. A Nova Época espera que esse conteúdo tenha te ajudado a entender a importância de manter seu negócio sempre organizado, além de ajudar a tornar esse processo mais fácil e prático para você.