Assinatura eletrônica: entenda o que é e como saber se ela é válida e segura

Já falamos em diversos posts aqui no blog sobre a transformação digital que o mercado está passando e como ela segue dominando o mercado nos mais diversos setores, inclusive no imobiliário. Nesse contexto, você já conhece uma das novidades dentro da gestão de imóveis, a assinatura eletrônica de contrato? E a pergunta principal: será que é mesmo possível confiar em uma alternativa virtual para concretizar um passo tão importante?

A assinatura eletrônica é usada em muitos setores do mercado para facilitar processos e acelerar a finalização das negociações. Seu objetivo é substituir a caneta e economizar dias ou até mesmo semanas para finalizar o contrato. Dessa forma, é possível poupar tempo dos clientes e da própria imobiliária, além de ser ecologicamente correto por não fazer o uso excessivo de papel. 

No caso das imobiliárias, para utilizar esse tipo de serviço, é necessária a instalação de um software regulamentado que seja capaz de produzir, armazenar e compartilhar documentos. Além disso, também é necessário treinar os funcionários e dar explicações claras para os clientes, dessa forma todos estão na mesma página e as negociações podem seguir tranquilas. 

Porém, antes de tomar qualquer decisão ou fazer qualquer investimento, principalmente para evitar problemas no futuro, você precisa conhecer um pouco o mercado imobiliário e isso inclui suas tendências e novidades. Para te ajudar a entender um pouco melhor como funciona a assinatura eletrônica, além de avaliar quando ela é válida e segura, a Nova Época Imóveis trouxe esse post com todas as informações que você precisa saber. E em caso de dúvidas, não hesite em entrar em contato com um dos nossos corretores!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura é o que legitima a concordância de todas as partes envolvidas com os termos do contrato e o que personaliza qualquer outro contrato. No formato eletrônico, ela tem exatamente a mesma função, porém pode ser obtida de maneiras diferentes. Geração de senha, reconhecimento por voz e geolocalização são alguns dos métodos mais comumente usados.

No primeiro momento, opções virtuais podem parecer extremamente inseguras, afinal, quem vai garantir que é realmente o contratante que está assinando o documento? É por isso que já foram desenvolvidos diversos mecanismos que garantem proteção e legitimidade a esse processo. A criptografia, por exemplo, é usada para que os dados envolvidos nesse tipo de procedimento não possam ser usados impropriamente ou invadidos. 

A assinatura eletrônica é o que nós chamamos de termo “guarda-chuva”, ou seja, ele abrange tanto a assinatura digital quanto outras maneiras de autenticar documentos virtualmente. Existem algumas exigências para que ela possa ser aceita, sendo elas:

• Identificação do autor;
• Registro da assinatura;
• Comprovação de integridade do contrato. 

Para resumir, o meio eletrônico vai exigir as mesmas comprovações que já são requisitos para documentos no papel, além de já contar com mecanismos que vão garantir a segurança dos seus dados. Todos os métodos que possam garantir a segurança dessas informações são válidos e serão usados. 

Assinatura digital ou assinatura eletrônica?

Apesar dos nomes muito similares, a assinatura digital é diferente da assinatura eletrônica. Sim, as duas expressões se referem a formas válidas de assinar um documento virtualmente, pela internet, porém, os procedimentos usados em cada um são diferentes. Enquanto a assinatura eletrônica é criada com a ajuda de recursos tecnológicos e possui características que a tornam única e identificável, a assinatura digital nada mais é do que o registro, ou “foto”, do documento feito em papel. 

Fotografar ou escanear a assinatura ou rubrica e anexá-la a um documento não vai agregar valor jurídico ao mesmo. Na verdade, pode acabar acontecendo justamente o contrário. Isso porque, como este é um método falho, pode tornar o contrato vulnerável a alterações. Quando a imobiliária tem como principal objetivo fazer transações seguras, investir em assinaturas eletrônicas faz mais sentido do que nas digitalizadas, pois aquela está alinhada às melhores práticas jurídicas.

Qual o alcance da validade jurídica de assinaturas eletrônicas?

A Medida Provisória (MP) 2200/02, que define a diferenciação entre assinatura eletrônica e assinatura digital, passou a julgar quais documentos eletrônicos são verdadeiros. Isso está disposto no Código Civil, no artigo 219. Logo, a validade da assinatura eletrônica é clara, mesmo que não exista uma legislação específica sobre assinatura eletrônica de contrato. 

Além disso, existe ampla jurisprudência no assunto e diversas maneiras de celebrar um contrato digitalmente, desde documentos pessoais até interações com máquinas de autoatendimento bancário. Desde que tudo seja feito de forma segura, ou seja, com evidências e/ou certificados criptografados, não existe nada que possa barrar a validade jurídica.

Quais as vantagens da assinatura eletrônica?

1. Maior economia

A assinatura eletrônica oferece vantagens para todas as partes envolvidas em uma negociação, tanto a empresa quanto os clientes. Uma das vantagens de optar pela assinatura eletrônica é a economia de tempo e dinheiro que o cliente terá sem precisar se deslocar. O mesmo raciocínio vale, também, para outros procedimentos que precisam de um profissional para entregar um documento, colher a assinatura e retornar para a empresa.

Além de cortar esses custos, as empresas também economizam com serviços em cartório, como, por exemplo, a abertura e reconhecimento de firma para validar as assinaturas manuscritas. Outro gasto que também cai é em relação aos materiais de escritório, pois não será mais necessário gastar com folhas e toners para a impressora ou arquivar os papéis em caixas ou grandes móveis.

2. Mais segurança

Ao contrário do que muitos podem pensar, a assinatura manuscrita não é mais segura do que a eletrônica, principalmente para os formatos que precisam de diversos mecanismos de confirmação de autenticidade. Atualmente, já existem até assinaturas virtuais que reconhecem o número de IP (identificação de um computador) e localização, são equipadas com reconhecimento facial e outros dispositivos que ajudam a torná-las bastante seguras.

Já versões manuscritas podem ser mais facilmente falsificadas, o que pode culminar na abertura de inúmeros processos judiciais por fraude em documentos físicos. 

3. Menos burocracia

É comum que os processos de fechamento de contrato sejam mais burocráticos e complexos, o que pode torná-los altamente suscetíveis a erros. Equívocos na data e no local da assinatura são alguns exemplos clássicos de erros que podem acontecer nesses processos, além das chances de perda, danos ao contrato impresso ou, até mesmo, seu extravio, já que eles precisam ser levados de um lado a outro para que todos os envolvidos no processo possam assinar.

Com a assinatura eletrônica, é possível substituir toda essa dinâmica burocrática por uma completamente virtual, reduzindo não somente os gastos de tempo e dinheiro, mas também as possibilidades de erros. 

4. Mais agilidade

A última, porém, não menos importante vantagem da adesão à assinatura eletrônica é a economia de tempo para o fechamento de novos negócios. No caso do modelo analógico, uma organização combina as condições de um acordo com um parceiro, fornecedor ou cliente, elaborando e imprimindo todas as vias do contrato.

Para assinar um documento pessoalmente, ele requer o agendamento de um encontro ou transporte até os componentes que fazem parte do negócio. Feito isso, o receptor precisa assinar as vias manualmente e as devolver ou digitalizar para que sejam entregues à empresa que o elaborou. Essa dinâmica pode levar dias, por isso, assinar eletronicamente pode ser a melhor opção, pois bastam algumas horas para concluir os acordos e ter tudo devidamente assinado. 

Como podemos observar, a assinatura eletrônica oferece vários benefícios não só para as empresas, mas também torna a experiência dos clientes mais tranquila e prática. Caso você ainda tenha alguma dúvida, não deixe de entrar em contato com um dos nossos corretores, eles estão sempre disponíveis para te ajudar com o que precisar!
 

Escrito por Mariana Carvalho